Die NCE‑Season für Microsoft‑Abonnements steht wieder bevor. Sie beschreibt genau jene Phase, in der Microsoft‑Lizenzen automatisch verlängert werden. Dennoch nutzen viele Unternehmen diesen Zeitpunkt nicht, um strukturiert zu prüfen, welche Microsoft‑Lizenzen tatsächlich benötigt und aktiv genutzt werden. Genau hier liegt jedoch ein oft unterschätzter, aber äußerst wirksamer Hebel für Kostenoptimierung, IT‑Sicherheit und strategische IT‑Ausrichtung.
Denn während sich Microsoft‑365‑Lizenzen, Funktionen und Security‑Features kontinuierlich weiterentwickeln, bleiben Abonnements in vielen Organisationen unverändert bestehen. Gleichzeitig wachsen oder schrumpfen Teams, Rollen verändern sich und neue Anforderungen entstehen. Wenn sich die Lizenzlandschaft daran nicht anpasst, entstehen unnötige Kosten, Sicherheitslücken und ineffiziente Lizenzstrukturen.
- Einstieg: NCE‑Season is here: Warum jetzt eine strategische Lizenzprüfung entscheidend ist
Automatische Verlängerungen sind bequem. Gleichzeitig führen sie jedoch dazu, dass entscheidende Fragen nicht gestellt werden. Viele Unternehmen handeln nach dem bekannten Prinzip:
„Es hat funktioniert, also verlängern wir.“
Allerdings entwickelt Microsoft seine Produktwelt permanent weiter. Dabei gilt:
- Funktionen wandern in andere Lizenzpläne
- Sicherheitsfeatures werden ergänzt oder verschoben
- Abhängigkeiten zwischen Lizenzen verändern sich
- neue Tools und Services kommen hinzu
Parallel dazu verändert sich auch das Unternehmen selbst. Mitarbeitende wechseln, Remote‑Work wird ausgebaut oder reduziert und neue Arbeitsmodelle entstehen. Wenn die Microsoft‑Lizenzstrategie mit dieser Entwicklung nicht Schritt hält, summieren sich strukturelle Lücken Jahr für Jahr.
Gerade deshalb ist die NCE‑Season der ideale Zeitpunkt, um die Weichen für das kommende Jahr zu stellen – wirtschaftlich, sicherheitstechnisch und strategisch.
- Warum blindes Verlängern in der NCE-Season Microsoft‑Lizenzen teurer macht
Eine automatische Verlängerung ohne Analyse führt dazu, dass Entscheidungen aus Routine statt auf Basis von Daten getroffen werden. In der Praxis zeigen sich dabei immer wieder dieselben Folgen:
- überdimensionierte Microsoft‑Lizenzpläne
- ungenutzte oder unbekannte Funktionen
- aktive Benutzerkonten ehemaliger Mitarbeitender
- Sicherheitsfunktionen, die bezahlt, aber nie aktiviert wurden
Hinzu kommt, dass häufig nicht geprüft wird, ob bestehende Microsoft‑Pläne sinnvoll mit zusätzlichen Security‑ oder Drittanbieter‑Lösungen harmonieren. Dadurch entstehen doppelte Kosten, etwa wenn ähnliche Funktionen parallel bezahlt werden, obwohl Microsoft 365 diese bereits abdeckt.
Die Ursachen sind meist eindeutig:
- fehlende Transparenz über Lizenznutzung
- mangelnde Abstimmung mit der Unternehmensentwicklung
- fehlende Zeit für eine strukturierte Analyse
Niemand entscheidet bewusst falsch. Es fehlt schlicht der systematische Überblick.
- 4‑Schritte Ansatz zur Optimierung der NCE-Season für Microsoft-Lizenzen
Damit die NCE‑Verlängerung von Microsoft‑Lizenzen nicht zur Kostenfalle wird, arbeiten wir mit einem klaren und bewährten 4‑Schritte‑Modell. Ziel ist eine passgenaue Microsoft‑Lizenzlandschaft, die Kosten, Sicherheit und Nutzen in Einklang bringt.
Schritt 1: Ist‑Analyse der Microsoft-Lizenzen
Zunächst analysieren wir:
- welche Microsoft‑Pläne aktiv sind
- wie diese tatsächlich genutzt werden
- welche Funktionen aktiviert oder ungenutzt sind
Dabei prüfen wir aktive, ruhende und überflüssige Benutzerkonten. In vielen Fällen zeigt sich bereits hier, dass die Lizenzstruktur historisch gewachsen ist und nicht mehr zur aktuellen Unternehmensrealität passt.
Schritt 2: Roadmap‑Abgleich
Eine zukunftsfähige Lizenzstrategie berücksichtigt nicht die Vergangenheit, sondern die kommenden Monate:
- Stehen Security‑Investitionen an?
- Wird Remote‑Work weiter ausgebaut?
- Gibt es Pläne für KI‑Funktionen oder neue Kollaborationsmodelle?
Die Microsoft‑Lizenzstrategie muss diese Entwicklung unterstützen, nicht blockieren.
Schritt 3: Lizenz‑Fit
Im nächsten Schritt prüfen wir, welche Microsoft‑Pläne wirklich benötigt werden und wie sie mit bestehenden Tools harmonieren. Dabei betrachten wir nicht nur Microsoft 365, sondern auch:
- Security‑Lösungen
- ergänzende Services
- bestehende Drittanbieter‑Tools
Ziel ist es, Überlappungen zu vermeiden, Funktionen sinnvoll zu bündeln und die beste Kombination aus Preis, Sicherheit und Funktionalität zu finden.
Schritt 4: Ergebnis & Handlungsempfehlung
Das Ergebnis ist eine klare Entscheidungsgrundlage:
- Entweder sinken die Kosten durch optimierte Pläne und reduzierte Benutzer
- oder der Mehrwert steigt, weil vorhandene Funktionen endlich genutzt und Sicherheitsfeatures aktiviert werden
In jedem Fall basiert die Entscheidung auf messbaren Fakten statt Annahmen.
Fazit: Die NCE‑Season strategisch nutzen
Die NCE‑Season für Microsoft‑Lizenzen ist weit mehr als ein administrativer Verlängerungstermin. Sie bietet eine echte Chance, IT‑Kosten zu senken, die Sicherheit zu erhöhen und die Microsoft‑Lizenzstrategie strategisch neu auszurichten.
Blindes Verlängern verursacht jedes Jahr unnötige Ausgaben. Eine strukturierte Analyse hingegen schafft Transparenz, reduziert Risiken und stellt sicher, dass Microsoft‑Lizenzen genau das leisten, was das Unternehmen wirklich benötigt.
Wer Lizenzbedarf, Unternehmens‑Roadmap und tatsächliche Nutzung zusammenführt, trifft Entscheidungen, die nicht nur dem Budget, sondern auch der Zukunftsfähigkeit der gesamten IT‑Landschaft zugutekommen.
Unser Senior Technical Consultant Leo Lemke sagt dazu:
„Viele zahlen zu viel. Viele nutzen Features nicht, die sie längst bezahlen.“