Wo liegen eigentlich Ihre E-Mails, Teams-Chats und Dateien? Für viele deutsche Unternehmen war die Antwort bisher einfach: in Deutschland. Genau das kann sich jetzt ändern. Microsoft hat für eine Reihe von Ländern eine neue Einstellung zum Microsoft 365 Datenstandort eingeführt. Sie legt fest, ob ruhende Kundendaten weiterhin zwingend im eigenen Land gespeichert werden oder ob Microsoft sie flexibel innerhalb der EU Data Boundary ablegen darf.

Die Einstellung ist seit September 2026 sichtbar und wird am 14. Dezember 2026 wirksam. Wer bis dahin nicht aktiv entscheidet, überlässt Microsoft die Wahl. In diesem Artikel erklären wir, was hinter der Änderung steckt, was sie ausdrücklich nicht bedeutet und wie Sie jetzt sinnvoll vorgehen.

Was hat sich beim Microsoft 365 Datenstandort geändert?

Seit einigen Jahren können Unternehmen in Deutschland ihren Microsoft 365 Tenant mit einer Speicherzusage für Deutschland betreiben. Die Daten liegen dann in deutschen Rechenzentren von Microsoft, etwa in Frankfurt und Berlin. Für viele Kunden war das ein wichtiges Argument beim Umstieg in die Cloud, gerade in regulierten Branchen.

Parallel dazu hat Microsoft die sogenannte EU Data Boundary aufgebaut. Das ist eine Zusage, Kundendaten aller Unternehmenskunden innerhalb der Europäischen Union und der EFTA-Staaten zu speichern und zu verarbeiten. Zu dieser Region gehören die 27 EU-Mitgliedstaaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz.

Mit der neuen Option „Microsoft 365-Kundendaten im Land speichern“ verbindet Microsoft diese beiden Welten. Für berechtigte Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz können Administratoren nun festlegen:

• Einstellung aktiviert: Die ruhenden Daten bleiben wie bisher im jeweiligen Land, also zum Beispiel in Deutschland.
• Einstellung deaktiviert: Microsoft darf die Daten regional innerhalb der gesamten EU Data Boundary speichern und auch verschieben.

Betroffen sind die zentralen Dienste, mit denen Ihr Team täglich arbeitet: Exchange Online, SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Teams sowie Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat.

Wo finden Sie die Einstellung?

Die Option befindet sich im Microsoft 365 Admin Center. So gelangen Sie dorthin:

1. Melden Sie sich mit einem Konto mit globalen Administratorrechten im Microsoft 365 Admin Center an.
2. Öffnen Sie Einstellungen und dann Organisationseinstellungen.
3. Wechseln Sie auf den Reiter Organisationsprofil und wählen Sie Datenspeicherort.
4. Im Abschnitt Zusagen finden Sie die Einstellung „Microsoft 365-Kundendaten im Land speichern“.

Auffällig ist der Hinweistext, den Microsoft direkt neben der Einstellung anzeigt. Er weist ausdrücklich auf die Änderung von einer Speicherung in Deutschland hin zu einer Speicherung innerhalb der EU-Datengrenze hin. Microsoft informiert außerdem alle globalen Administratoren über das Message Center.

Was passiert, wenn Sie nichts tun?

Das ist der wichtigste Punkt für die meisten Unternehmen. Laut mehreren Fachberichten ist die Einstellung in vielen Tenants standardmäßig deaktiviert. Für Tenants, die nach dem 14. September 2026 angelegt wurden, bestätigt Microsoft das ausdrücklich. Für ältere Tenants verweist Microsoft auf die Nachricht im Message Center. Prüfen Sie deshalb unbedingt, welcher Wert in Ihrem Tenant aktuell gesetzt ist.

Bleibt die Einstellung am 14. Dezember deaktiviert, entfällt die Zusage für Deutschland. Microsoft darf Ihre Daten dann innerhalb der EU Data Boundary speichern. Das bedeutet nicht, dass am Stichtag alle Daten auf einmal umziehen. Es bedeutet aber, dass Microsoft nicht mehr verpflichtet ist, sie in Deutschland zu halten.

Zwei Punkte sollten Sie dabei kennen:

• Bis zum 14. Dezember ändert sich nichts. Der aktuelle Speicherort bleibt bis zum Stichtag unverändert.
• Ein späterer Wechsel zurück ist möglich, aber langsam. Aktivieren Sie die Einstellung nach dem 14. Dezember, stellt Microsoft die Speicherung im Land wieder her. Der Rücktransport der Daten kann allerdings rund sechs Monate dauern.

Gerade der zweite Punkt zeigt, warum eine bewusste Entscheidung vor dem Stichtag sinnvoll ist. Wer erst später merkt, dass Verträge oder Richtlinien einen Speicherort in Deutschland verlangen, hat für mehrere Monate eine Lücke.

Was die Einstellung nicht bedeutet

In den letzten Wochen kursierte vielerorts die Aussage, man könne den Microsoft 365 Datenstandort jetzt „kostenlos ändern“. Das stimmt so nicht, und die Verwechslung hat praktische Folgen.

Mit der neuen Option wählen Sie keine neue Tenant-Region aus. Es findet keine klassische Tenant-Migration in eine andere Geo-Region statt, wie man sie etwa von einem Umzug zwischen Kontinenten kennt. Sie legen lediglich fest, ob Microsoft Ihre Daten weiterhin zwingend im Land oder flexibel innerhalb der EU Data Boundary speichern muss. Es geht also um die Speicherzusage, nicht um eine frei wählbare Region.

Ebenso wichtig: In beiden Fällen bleiben Ihre Daten in Europa. Sie verlassen die EU- und EFTA-Region nicht. Laut Microsoft bleiben auch die Zusagen zu Datenschutz, Sicherheit, Compliance und Verschlüsselung unverändert. Fachleute sehen in der Speicherung innerhalb der EU-Grenzen keine Übermittlung in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Als Grund für die Änderung nennt Microsoft eine bessere Lastverteilung und einen leistungsfähigen Dienst im gesamten EU- und EFTA-Raum. Ob sich die Änderung spürbar auf die Performance auswirkt, ist derzeit offen.

In Deutschland oder in der EU: Was spricht wofür?

Eine pauschal richtige Antwort gibt es nicht. Die Entscheidung hängt von Ihren Verträgen, Ihrer Branche und Ihren Kunden ab. Diese Fragen helfen bei der Einordnung.

Gründe, die Einstellung zu aktivieren (Daten bleiben in Deutschland)

• Vertragliche Zusagen: Sie haben Kunden oder Partnern schriftlich zugesichert, dass Daten in Deutschland gespeichert werden. Das kommt in Auftragsverarbeitungsverträgen häufiger vor, als viele denken.
• Branchenvorgaben: In Bereichen wie Gesundheit, öffentlicher Sektor, Finanzen oder kritischer Infrastruktur gibt es oft interne oder externe Vorgaben zum Speicherort.
• Interne Richtlinien: Ihr Datenschutzkonzept, Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder Ihre Informationssicherheitsrichtlinie nennen Deutschland als Speicherort.
• Ausschreibungen: Sie nehmen an öffentlichen Vergaben teil, in denen ein Speicherort in Deutschland gefordert oder positiv bewertet wird.

Gründe, die Einstellung deaktiviert zu lassen (Speicherung in der EU)

• Keine besonderen Anforderungen: Ihre Verträge und Richtlinien verlangen lediglich eine Speicherung in der EU oder im Geltungsbereich der DSGVO.
• Europaweite Tätigkeit: Ihr Unternehmen arbeitet ohnehin über mehrere Länder hinweg, und eine Speicherung in Deutschland bringt keinen zusätzlichen Nutzen.
• Flexibilität für Microsoft: Sie möchten Microsoft die Möglichkeit geben, Ressourcen europaweit optimal zu verteilen.

Wichtig ist vor allem, dass die Entscheidung dokumentiert und begründet ist. Bei einer Prüfung durch Datenschutzbehörden, Auditoren oder Kunden sollten Sie nachvollziehbar erklären können, warum Sie sich für die eine oder andere Variante entschieden haben.

Für wen ist die neue Einstellung relevant?

Die Option erscheint nur für berechtigte kommerzielle Tenants, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist. Nicht jeder Tenant sieht sie.

Nicht betroffen sind:

• Tenants mit Advanced Data Residency (ADR). Dieses Add-on regelt den Speicherort bereits verbindlich.
• Tenants mit Multi-Geo. Auch hier ist der Datenstandort bereits über die Konfiguration festgelegt.
• Tenants, die nicht berechtigt sind, etwa weil sie nicht am früheren Umzugsprogramm von Microsoft teilgenommen haben. Für sie bleibt die bestehende Zusage unverändert, es ist nichts zu tun.

Wenn Sie die Einstellung in Ihrem Admin Center nicht finden, ist das also nicht automatisch ein Fehler. Es kann schlicht bedeuten, dass Ihr Tenant nicht betroffen ist. Im Zweifel lohnt ein kurzer Blick in das Message Center oder eine Rückfrage bei Ihrem IT-Partner.

Checkliste: So entscheiden Sie bis zum 14. Dezember

Damit Sie den Stichtag nicht verpassen, empfehlen wir dieses Vorgehen:

1. Status prüfen: Öffnen Sie das Admin Center und schauen Sie nach, ob die Einstellung angezeigt wird und welcher Wert aktuell gesetzt ist.
2. Message Center lesen: Suchen Sie die Nachricht von Microsoft zur neuen Einstellung und prüfen Sie, welche Angaben dort für Ihren Tenant gemacht werden.
3. Verträge sichten: Prüfen Sie Kundenverträge, Auftragsverarbeitungsverträge und Rahmenverträge auf Zusagen zum Speicherort.
4. Datenschutz einbinden: Stimmen Sie die Entscheidung mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab und passen Sie bei Bedarf das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten an.
5. Entscheidung dokumentieren: Halten Sie fest, wer wann aus welchem Grund entschieden hat. Das spart später viel Zeit bei Audits.
6. Einstellung setzen: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option rechtzeitig vor dem 14. Dezember 2026.
7. Kommunizieren: Informieren Sie bei Bedarf Kunden oder Partner, wenn sich an Ihren bisherigen Zusagen etwas ändert.

Häufige Fragen zum Microsoft 365 Datenstandort

Kostet die Einstellung etwas?

Nein. Die Option ist für berechtigte Tenants im Admin Center verfügbar und mit keinen zusätzlichen Lizenzkosten verbunden. Sie ersetzt allerdings auch kein kostenpflichtiges Add-on wie Advanced Data Residency, das weitergehende Zusagen umfasst.

Kann ich die Entscheidung später noch ändern?

Ja, die Einstellung lässt sich jederzeit anpassen. Bedenken Sie aber, dass ein Rückumzug nach Deutschland nach dem 14. Dezember rund sechs Monate dauern kann. In dieser Zeit gilt die Zusage für Deutschland nicht.

Ist die Speicherung in der EU mit der DSGVO vereinbar?

Die EU Data Boundary umfasst ausschließlich Länder der EU und der EFTA. Eine Übermittlung in ein Drittland findet durch die Einstellung nicht statt. Ob zusätzliche vertragliche oder branchenspezifische Vorgaben gelten, sollten Sie dennoch mit Ihrem Datenschutz klären.

Betrifft die Einstellung auch Copilot?

Ja. Neben Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams umfasst die Einstellung auch Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat. Wer Copilot gerade einführt, sollte den Datenstandort deshalb gleich mit in die Planung aufnehmen.

Wer im Unternehmen sollte entscheiden?

Technisch setzt ein globaler Administrator die Einstellung. Inhaltlich sollten Geschäftsführung, Datenschutz und gegebenenfalls die Rechtsabteilung eingebunden werden, da es um vertragliche Zusagen geht.

Fazit: Kleine Einstellung, große Wirkung

Die neue Option zum Microsoft 365 Datenstandort wirkt auf den ersten Blick wie ein einfacher Schalter. Tatsächlich entscheidet sie darüber, ob Ihre bisherige Speicherzusage für Deutschland bestehen bleibt. Wer nicht handelt, akzeptiert die Speicherung innerhalb der EU Data Boundary, oft ohne es zu wissen.

Die gute Nachricht: Ihre Daten bleiben in jedem Fall in Europa, und an den Sicherheits- und Datenschutzzusagen von Microsoft ändert sich nichts. Entscheidend ist, dass die Wahl zu Ihren Verträgen und Richtlinien passt und dass Sie sie bewusst treffen.

Sie sind unsicher, welche Variante für Ihr Unternehmen die richtige ist?

Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen den aktuellen Status Ihres Tenants, ordnen die Anforderungen ein und setzen die Einstellung rechtzeitig vor dem Stichtag.