Jetzt läuft alles wieder wie gedruckt!
Wie moderne Cloud-Lösungen die Infrastruktur entlasten.

Der Familienbetrieb Jost verfügt über jahrzehntelang gewachsene Erfahrung im Zeitungs- und Zeitschriftengroßhandel. Der Anspruch an Flexibilität, Genauigkeit und vor allem Tempo ist im Vertrieb heute besonders groß. Daher war die Firma immer aufgeschlossen gegenüber neuen Entwicklungen und Trends, um ihr Kernbusiness optimal aufgestellt zu wissen. So ließ Jost vor einigen Jahren sogar eine eigene Firmen-Software entwickeln. „Mit unserer Erfahrung haben wir ein effizientes Prozess-Know-how entwickelt, das in dieser Lösung abgebildet ist“, erläutert Christian Finke, der IT-Verantwortliche bei der Jost GmbH & Co.KG. Das soll Risiken minimieren – beispielsweise bei den strengen zeitlichen Vorgaben für die Auslieferung von Presseerzeugnissen – und ermöglichen, die aufwendigen Datenbanken effizient zu verwalten. Diese nutzt Jost zum Beispiel für Produkt-Tracking und maßgeschneiderte Kunden- und Bedarfsanalysen.

Für eine IT-Zukunft ohne Risiken

Diese Datenbanken und die daraus entwickelten Grafiken, Auswertungen und Tabellen sind das Herzstück der Firmen-IT und ihre sichere Verwaltung hat hohe Priorität. Auf dieser Infrastruktur liefen auch zwei Exchange Server 2010, wobei einer der Server ausschließlich als Backup-Server diente. „Vor zwei Jahren erst haben wir uns für dieses Modell entschieden“, erklärt Finke, „doch die stetig wachsenden Anforderungen an unsere IT-Infrastruktur offenbarten erste Leistungsgrenzen.“ Sowohl Speicher als auch Systemleistung genügten den Anforderungen nicht mehr.

Support und Sicherheit 24/7

„Dabei erfordert der Zeitungs-und Zeitschriften-Vertrieb nahezu einen Rund-um-die-Uhr-Betrieb“, berichtet Finke. „Da braucht man eine hochverfügbare Lösung mit 24/7- Support und hoher Sicherheit. Zudem stieg der Aufwand für den Betrieb stetig.“ Cloud-Lösung schafft Entlastung Um die Infrastruktur zu entlasten, empfahl die CCS 365 GmbH schließlich, die Postfächer auf Microsoft Exchange Online zu migrieren. „Damit bezieht Jost den Dienst aus der Cloud von Microsoft und benötigt für die E-Mail-Lösung keinen eigenen Server mehr. Das entlastet die Infrastruktur maßgeblich“, erklärt Peter Reiner, Geschäftsführer bei CCS 365. Dabei garantiert Microsoft 99,9 Prozent Verfügbarkeit und einen hohen Sicherheitsstandard der Rechenzentren.

Mehr Schutz vor Malware, Spam und Viren

Zudem bietet Exchange Online Schutz vor Malware, Spam und Viren. „Eine Cloud-Lösung zu nutzen, lag nahe. Denn wir müssen uns dann weder um Updates noch um die Administration von Firewall und Antiviren-Lösung kümmern“, erklärt Finke. „Gefallen hat uns auch, dass wir von jetzt an mit kalkulierbaren Kosten rechnen können.“ So entschied Jost, Exchange Server durch die Online-Variante von Microsoft abzulösen. Zuverlässige Migration durch Exchange Hybrid-Lösung Die Migration verlief reibungslos. Alle Mailings wurden zunächst über eine Symantec-Cloud-Lösung abgewickelt, deren Vertrag sowieso im Sommer nächsten Jahres ausgelaufen wäre. Um den Betrieb fortsetzen zu können, wurde zusätzlich eine Hybrid-Lösung geschaffen. Anschließend passte Finke die Konfiguration von Office Outlook an den Rechnern an – fertig. „Da gab es keinen Stress. Die Mitarbeiter konnten ihr Postfach aus der einen Installation abrufen, bis ihr Rechner an die Reihe kam.“

Stabilität zum Festpreis dank Cloud

Am 14.10.2014 wurde die neue Lösung in Betrieb genommen. „Der reduzierte Administrationsaufwand ist fantastisch. Es gibt keine zeitfressenden Upgrades und Patches mehr“, erläutert Finke. „Und dass nun die Garantie für Sicherheit und Hochverfügbarkeit für die E-Mail bei Microsoft liegt, ist ein gutes Gefühl.“ Die IT-Infrastruktur von Jost ist nun nicht mehr überlastet, es sind genug Reserven vorhanden. Darüber hinaus ist Jost nun flexibel und kann die Anzahl der Nutzer beliebig erhöhen. Einige Mitarbeiter von Jost sind häufig unterwegs. Mit Exchange Online können sie nun von jedem Smartphone, Tablet oder Notebook aus auf ihre E-Mails, Kalender und Kontakte zugreifen. „Aber besonders gefällt mir, dass wir jetzt die Kosten bis auf den einzelnen Nutzer berechnen können“, resümiert Finke. „Dieser Kostentransparenz entgeht nichts. Vieles ist nun besser und eindeutiger kalkuliert.

Über Jost GmbH
Der 1945 gegründete Familienbetrieb Jost GmbH & Co.KG mit Sitz in München hat ca. 160 Mitarbeiter. Die Firma beliefert rund 2.900 Einzelhandelsgeschäfte in Bayern mit rund 4.000 Print-Objekten. Für die Verteilung des Sortiments koordiniert Jost 175 Lieferanten. Der Firmensitz ist München, Filialen gibt es in Augsburg und Ingolstadt.

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Ausgangslage
Die wichtige Unternehmenslösung der Jost GmbH & Co.KG lief gemeinsam mit EMail-System und Dateiablage auf einer IT-Infrastruktur, die zunehmend an ihre Leistungsgrenzen geriet. Auch der Aufwand für den Betrieb stieg stetig.

Lösung
Um die IT-Infrastruktur zu entlasten, führte Jost Microsoft Exchange Online ein. Damit kann Jost zwei eigene Exchange Server ablösen und bezieht den E-Mail-Dienst aus der Cloud. Sämtliche Daten und Postfächer der Mitarbeiter wurden problemlos und ohne Datenverlust auf Microsoft Exchange Online migriert.

Verbesserungen
Microsoft garantiert dabei 99,9 Prozent Verfügbarkeit und einen hohen Sicherheitsstandard der Rechenzentren. Der Administrationsaufwand hat sich – im Vergleich zur On-Premise-Variante – deutlich reduziert. Die Kostentransparenz erleichtert die langfristige Planung.