Eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb fragt Copilot nach der Gehaltsstruktur im Unternehmen. Und bekommt eine Antwort. Nicht weil Copilot eine Sicherheitslücke hat, sondern weil in SharePoint seit Jahren eine Excel-Datei liegt, die einmal für alle Mitarbeitenden freigegeben wurde.

Genau diesen Punkt unterschätzen viele Unternehmen beim Thema Copilot. Die KI hält sich an Ihre Regeln. Die entscheidende Frage ist, ob Ihre Regeln noch stimmen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, auf welche Daten Microsoft 365 Copilot tatsächlich zugreift, warum gewachsene Berechtigungen gerade jetzt zum Risiko werden und welche fünf Schritte Sie vor dem Rollout gehen sollten.

Copilot wird zur zentralen Arbeitsoberfläche

Am 25. September 2026 hat Microsoft einen neuen Copilot vorgestellt, der die Bereiche Home, Code und Autopilot bündelt. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien lassen sich damit direkt aus Copilot heraus erstellen und bearbeiten. Der Autopilot arbeitet als KI-Agent sogar dann weiter, wenn niemand am Rechner sitzt.

Für die Datenfrage ist ein weiterer Punkt entscheidend: Microsoft erweitert das sogenannte Grounding. Copilot soll Unternehmensdaten, Geschäftsprozesse und Anwendungen künftig noch umfassender einbeziehen, um passendere Ergebnisse zu liefern. Home und Code starten zunächst im Frontier-Programm für frühe Anwender, Autopilot in einer geschlossenen Vorschau.

Die Richtung ist klar. Copilot entwickelt sich vom Helfer in einzelnen Programmen zum zentralen Ort, an dem Arbeit stattfindet. Je mehr Copilot erledigt, desto mehr Unternehmensdaten verarbeitet er. Wer Copilot heute einführt, legt damit auch fest, welche Daten morgen automatisiert genutzt werden.

Das Prinzip: Copilot sieht, was Ihre Mitarbeitenden sehen dürfen

Zuerst die gute Nachricht: Copilot umgeht keine Berechtigungen. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Daten an, auf die die jeweilige Person selbst zugreifen darf. Dafür nutzt er dieselben Zugriffskontrollen wie alle anderen Microsoft-365-Dienste. Auch KI-Agenten in Copilot erhalten keine zusätzlichen Rechte.

Auch zum Datenschutz macht Microsoft klare Zusagen. Eingaben, Antworten und die abgerufenen Unternehmensdaten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle verwendet. Copilot unterliegt denselben Verpflichtungen wie Microsoft 365, einschließlich DSGVO und EU-Datengrenze.

Die weniger gute Nachricht: „Darf zugreifen“ heißt nicht „sollte zugreifen“. Bisher schützte oft schlicht die Unübersichtlichkeit. Wer eine Datei nicht kannte, fand sie auch nicht. Copilot hebt diesen Schutz auf, denn er durchsucht in Sekunden alles, wofür eine Person berechtigt ist.

Typische Stolperfallen im Mittelstand sind:

• SharePoint-Seiten, die für „Jeder außer externen Benutzern“ freigegeben sind
• Freigabelinks nach dem Muster „Jeder in der Organisation mit dem Link“
• Teams aus längst abgeschlossenen Projekten, in denen noch alle Mitglieder sind
• Gastkonten von Partnern, die nie entfernt wurden
• Zugriffsrechte, die Mitarbeitende bei einem Abteilungswechsel einfach behalten haben

Das eigentliche Risiko: gewachsene Berechtigungen

Wie verbreitet das Problem ist, zeigt der aktuelle „State of M365“-Bericht von ShareGate. Befragt wurden rund 1.800 IT-Fachleute und Führungskräfte in neun Ländern, darunter Deutschland. Das Ergebnis: 77 % der Unternehmen hatten im vergangenen Jahr mindestens einen Governance-Vorfall in Microsoft 365.

Die Details sind aufschlussreich. Bei 38 % hatten ehemalige Mitarbeitende oder Gäste noch Zugriff, den sie längst hätten verlieren müssen. 35 % stießen auf Lücken bei Audits oder Compliance. Und bei 26 % gelangten sensible Inhalte in die falschen Hände.

Gleichzeitig hat sich der Anteil der Unternehmen mit vollständig eingeführtem Copilot fast verdoppelt, von 29 % auf 56 %. Inhalte, die früher nur zu großzügig geteilt waren, kann eine KI nun auf Anfrage abrufen. 65 % der Befragten erfahren von Problemen erst im Nachhinein, etwa durch Quartalsaudits oder Beschwerden.

Bemerkenswert ist die Selbsteinschätzung: 63 % halten ihre Governance für gut organisiert, obwohl sie zur Gruppe mit Vorfällen gehören. Einschränkend gilt, dass ShareGate selbst Governance-Werkzeuge anbietet und die Studie auf Selbstauskünften beruht. Die Richtung deckt sich jedoch mit dem, was wir in der Praxis sehen.

Gerade im Mittelstand sind Berechtigungen meist über Jahre gewachsen. Seit 2020 sind viele Teams schnell und pragmatisch entstanden, eine eigene Governance-Rolle gibt es selten. Freigaben nach dem Motto „Zugriff für alle, damit es schnell geht“ waren damals verständlich. Mit Copilot werden sie zum Risiko.

Was die Datenschutzaufsicht erwartet

Die Verantwortung für den Datenschutz bleibt beim Unternehmen, nicht bei Microsoft. Das machen die deutschen Datenschutzbehörden deutlich. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2024 die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ veröffentlicht. Sie dient als Checkliste für Auswahl, Einführung und Nutzung von KI-Anwendungen.

Im Oktober 2025 folgte eine eigene Orientierungshilfe zu RAG-Systemen. Gemeint sind KI-Systeme, die Sprachmodelle gezielt mit unternehmenseigenen Wissensquellen verbinden, etwa interne Chatbots mit Zugriff auf Geschäftsdaten. Copilot arbeitet nach einem vergleichbaren Prinzip, wenn er Antworten auf Ihre Dateien, Mails und Chats stützt.

Die DSK betont, dass Transparenz, Zweckbindung und Betroffenenrechte bei solchen Systemen anspruchsvoll bleiben. Unternehmen müssen jede Verarbeitung im Einzelfall bewerten und ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen aktuell halten. Ein sauberes Berechtigungskonzept ist dafür die Grundlage.

Fünf Schritte vor dem Copilot-Rollout

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht Ihre gesamte IT umbauen. Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie eine solide Grundlage.

1. Bestandsaufnahme machen. Prüfen Sie, welche SharePoint-Seiten, Teams und OneDrive-Ordner organisationsweit freigegeben sind. Microsoft bietet dafür Berichte und Einstellungen, mit denen sich einzelne Seiten gezielt aus der Copilot-Suche heraushalten lassen.
2. Aufräumen. Entfernen Sie Zugriffe ehemaliger Mitarbeitender und nicht mehr benötigte Gastkonten. Ersetzen Sie „Jeder“-Links durch gezielte Freigaben und archivieren Sie Teams aus abgeschlossenen Projekten.
3. Sensible Daten kennzeichnen. Mit Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview schützen Sie Personal-, Finanz- und Vertragsdaten. Ist ein Dokument verschlüsselt, kann Copilot es nur für Personen mit den entsprechenden Nutzungsrechten verarbeiten.
4. Mit kritischen Fragen testen. Lassen Sie eine Pilotgruppe gezielt heikle Fragen stellen, etwa nach Gehältern, Kündigungen oder Übernahmeplänen. So sehen Sie, was Copilot tatsächlich preisgibt, bevor es alle können.
5. Regeln festlegen und schulen. Halten Sie in einer Nutzungsrichtlinie fest, wofür Copilot eingesetzt wird und welche KI-Agenten erlaubt sind. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, wie sie Copilot datenschutzkonform nutzen.

Erst danach folgt der schrittweise Rollout, am besten beginnend mit einer Abteilung.

Fazit: Erst aufräumen, dann einschalten

Copilot sieht genau das, was Ihre Mitarbeitenden sehen dürfen. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Mit dem neuen Copilot, der Office-Anwendungen und KI-Agenten bündelt, wird diese Frage wichtiger denn je.

Die Chancen von Copilot sind groß: weniger Suchzeit, schnellere Entwürfe, automatisierte Routineaufgaben. Nutzen können Sie diese Chancen aber nur, wenn Ihr Berechtigungskonzept stimmt. Wer jetzt aufräumt, führt Copilot sicher ein und erfüllt gleichzeitig die Erwartungen der Datenschutzaufsicht.